Aunque desde muy temprana edad comenzamos a hablar y es algo que hacemos todos los días, comunicarse no es fácil. Especialmente cuando se tienen que transmitir o hablar temas complicados que requieren una solución urgente. A todo el mundo le ha pasado  más de una vez que el mensaje que están intentando entregar no es bien recibido, entendido o simplemente malinterpretado, o sentir que después de una larga reunión, no ha quedado nada claro.  Esto es especialmente frecuente y relevante en las relaciones laborales, donde los cargos superiores deben transmitir permanentemente críticas, objetivos e incentivos a sus subalternos, de manera efectiva, pero sin afectar su moral. 

Para responder a esta pregunta, Fast Company cita los consejos de John. T Stoker, autor de Overcoming Fake Talk: How to Hold Real Conversations that Create Respect, Build Relationships, and Get Results ("Superando los diálogos falsos: Cómo sostener conversaciones reales que crean respeto, construyen relaciones y obtienen resultados").  El autor propone cinco maneras de decir lo que realmente se quiere decir, sin importar lo que sea.

Cuando tienes algo importante que decir, hay que evitar eufemismos o lo que muchos llaman, la "charla corporativa", es decir, intentar decir las cosas sin decirlas, usando palabras rebuscadas o ambiguas. En vez de eso, lo más efectivo es enfrentar y determinar específicamente de qué es lo que quieres hablar. 

Stoker explica que a veces los líderes proyectan sus propios miedos o inseguridades en la conversación, en vez de mirar el tema de manera objetiva. Por ejemplo, un jefe podría decir que necesita conversar sobre los desafíos de la productividad en general, en vez de constatar que el equipo necesita conversar sobre las razones de por qué el equipo no está cumpliendo con los plazos. Esto, por miedo de ofender a alguien o herir sus sentimientos. 

"Si piensas que habrá consecuencias negativas por hablar realmente lo que es importante en torno a un proyecto o un proceso, tienes que ponerte a prueba y tener coraje, diciendo: no sé si realmente esto va a pasar", asegura Stoker en su libro. "Hay una posibilidad de que si le digo a la persona lo que realmente estoy pensando y lo que necesito, la situación no termine mal", explica. 

Esto, en todo caso, no significa dejar de lado el tacto, el respeto al interlocutor ni el criterio para escoger la oportunidad y entorno para tener cada discusión.

Las personas tienen distintas motivaciones. Algunas de ellas son el dinero, los logros, el altruismo, entre muchos otros. Una vez que te concentres en los puntos motivacionales de tu contraparte, es más fácil conversar con esa persona.  

"Si estás hablando con alguien que está motivado por el altruismo, mientras más le hagas ver cómo las huellas que está dejando en los proyectos están ayudando a las personas, más efectiva será la conversación", asegura Shawn Kent Hayashi, experta citada por Fast Company. 

Otra herramienta útil que entregan los expertos, es establecer las reglas básicas asegurando que lo que se quiere lograr son soluciones. Al hacer entender al otro esto, hace que se sienta cómodo de comunicarse libremente, haciendo que  la comunicación sea más efectiva. 

Evidentemente, uno debe ser coherente con el parámetro que ha fijado. Si se ha invitado a hablar en confianza y a enfocarse en soluciones, sería una muy mala señal que se termine recriminando o criticando al interlocutor cuando finalmente dice lo que piensa, y peor aún, que se le apliquen sanciones por hacerlo.

Cuando se habla con honestidad y directamente, es importante ser consciente de las emociones, propias y ajenas. A pesar de que no es bueno proyectar el temor a un arrebato emocional en la conversación, sí hay que estar conscientes de que puede pasar y de que hay que buscar pistas de lo que significan.  Si alguien dice: "Usted no me deja terminar lo que estoy diciendo", podría ser un indicio de que la otra persona no se siente escuchada. 

"No estamos acostumbrados a afinar nuestro oído para escuchar las reacciones emocionales de las personas. A escuchar sus quejas, acusaciones o sus historias desde su propia perspectiva", comenta Stoker. 

Al entrar en conversaciones y discusiones francas, hay que estar preparado para tener un feedback que tal vez no te va a gustar. Si nos sentimos a la defensiva desde el comienzo, hay que estar consciente de eso. Nuestro propio ego muchas veces no nos deja ver realmente qué es lo que la otra persona está diciendo. Hay que preguntarse: ¿comenzar un conflicto sin importancia nos llevará a cumplir nuestro objetivo?

Aquí, es recomendable, antes de plantear las opiniones propias sobre un problema, dejar hablar a la contraparte, escuchando atentamente y no intentar "defenderse" de cada punto en contra, sino escuchar con atención e intentar averiguar qué es lo que, desde su perspectiva, está pasando. Así, se puede descubrir que un problema que uno había atribuido a sus subalternos, resultó ser una falla en el propio liderazgo o estilo para hacer las cosas. Pero para esto, como se dijo antes, se debe escuchar atentamente y no estar a la defensiva.