Después de una semana de vacaciones por las Fiestas Patrias, retomar la rutina no suena como el mejor panorama, pero hay que hacerlo. Ahora, si lo haces de manera ordenada, acostándote temprano (para dormir y no para ver videos de gatos por horas), haciendo ejercicio y comiendo más sano, te vas a sentir mejor. En serio.

Ahora, si aun así llegas en blanco a la oficina y con cero ganas de trabajar, acá te contamos de cinco técnicas para que planifiques tus días, puedas terminar tus pendientes y disfrutar del tan esperado fin de semana. Y no te deprimas, el próximo fin de semana largo es el 15 de octubre.

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¿Por dónde empiezo? ¡Aaah!

Seguro te ha pasado alguna vez: tienes que hacer mil cosas, pero no sabes por cuál empezar. Entre armar presentaciones, responder correos, preparar reuniones y tantas otras cosas, todo se empieza a acumular, te agarras la cabeza y tu estrés se dispara a las nubes.

Para esos días de trabajo bajo presión en que tu mente sigue viendo la playa, la Matriz de Eisenhower es una fórmula de gran ayuda para gestionar tu tiempo al diferenciar entre lo importante y lo urgente. ¿Cómo funciona?

Primero, escribe una lista con todas las tareas por hacer. Pueden ser solo las de trabajo, solo las personales o ambas. Segundo, distribúyelas en los cuadrados dependiendo de si son tareas urgentes o importantes, y la combinación entre ambas. Así sabrás cuándo trabajar en cada una, delegar o posponer.

Matriz de Eisenhower. Profesionales ON.

Por ejemplo, si se trata de un pendiente que es urgente e importante, hazlo inmediatamente. En cambio, si es una tarea urgente, pero no importante, se la puedes delegar a alguien. Ahora, si en la estructura de tu empresa no tienes a quién delegar una tarea, tendrás que dejarla para después, pero priorizando qué tan urgente es.

Al desarrollar estos pasos, es fundamental ordenar las tareas según las prioridades que cada uno cree importantes, tras un consenso con el jefe, claro (a no ser que estés a la cabeza). También hay que considerar no escribir más de ocho puntos en cada cuadrado y por supuesto, no sacar la vuelta, porque con ordenar las tareas no basta.

Ahora, si te preguntas quién diablos fue Eisenhower y por qué le deberías confiar tu trabajo, te contamos que este modelo toma el nombre de un ex presidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969), reconocido como un gran planificador. De hecho, una de sus frases más célebres tiene que ver con esto: "tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes, nunca son urgentes". La presión de su cargo lo respalda, ¿no crees?

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Destina tiempo a lo que en verdad importa

Como no cualquier modelo de trabajo o productividad funciona para todos, hay que intentar adaptarlos y personalizarlos según las necesidades propias. Aquí un modelo parecido al anterior, pero que quizás se adapta mejor a tus necesidades.

Precisamente esto fue lo que hizo Shane Parrish, fundador del blog canadiense Farnam Street, en donde comparte ideas sobre estrategia, productividad, eficiencia y hasta filosofía, es decir, de todo lo que puede ayudar a tomar buenas decisiones y así mejorar la calidad de vida.

Lo que Parrish hizo, fue diseñar una versión enfocada en la toma de decisiones, según su trascendencia o consecuencias, y también de acuerdo a cuán reversibles o irreversibles estas pueden llegar a ser. Su objetivo era desarrollar un método que le permitiera tomar decisiones rápidas y delegar otras. Así fue como creó este modelo:

Traducción por El Definido. Farman Street.

Este método considera que la atención debe estar puesta en el cuadrado superior derecho: “destina tiempo a tomar decisiones”. La razón es porque ahí están las decisiones que traen consigo consecuencias irreversibles, es decir, no hay marcha atrás.

El segundo cuadro de mayor relevancia es “reúne evidencia”, el favorito de Parrish porque acá confluyen las decisiones que uno puede creer que son esenciales, pero en la práctica no lo son, ya que se pueden cambiar en algún momento. Sin embargo, destaca que son un excelente escenario para reunir datos y realizar experimentos. Aquí se reúne todo lo que es importante pero que, de quedar “mal hecho” o no completarse, siempre puede revertirse.

Por último, acerca de las decisiones que quedan en los dos cuadros inferiores, o intrascendentes, Parrish reconoció un aprendizaje: el desarrollo del juicio. Esto significa que enfrentarse a diversas situaciones, evaluarlas y determinar si son esenciales o no, sirve como un entrenamiento, aunque estas terminen siendo poco importantes y delegadas.

¿Y qué pasó cuando lo implementó?

Parrish reconoce que la cantidad de decisiones que debía tomar el equipo no disminuyó, sino que fueron redistribuidas entre sus miembros. El mayor cambio fue que las decisiones eran de mayor importancia, o calidad, por lo que el equipo estaba mucho más comprometido con su trabajo. Por último, en un nivel personal, el autor considera que las decisiones que pasaban por él se redujeron en un 75%.

Por esta razón, este modelo no solo se puede usar en un nivel personal, sino que también al interior de equipos de trabajo.

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Automatiza esas elecciones “inútiles”

¿Sabías que un adulto toma alrededor de 35.000 decisiones por día? Ahora, si las analizamos, hay algunas que realmente importan poco, pero igual les destinamos tiempo, como elegir qué comer o qué ropa usar.

Acerca de este último punto, Steve Jobs, el cofundador de Apple, tomó una decisión práctica y por eso hoy es imposible imaginarlo con otra ropa que no fueran jeans y un sweater negro con cuello de tortuga. Su decisión no era porque no tenía qué ponerse, obviamente, sino porque así simplificaba su elección diaria frente al clóset.

Steve Jobs. BGR.

Otros famosos icónicos que siguen esta tendencia son: el fundador de Facebook, Mark Zuckerberg, quien no se saca las poleras de color gris y cuello redondo; el ex presidente de EEUU, Barack Obama, con sus ternos azules y grises; el rapero Dr. Dre, con sus zapatillas Nike Air Force 1; y Grace Coddington, la Directora Creativa de la revista Vogue, que casi siempre se viste de negro.

La razón tras esto fue denominada fatiga de la decisión, o sea, la sobrecarga de decisiones a las que te ves enfrentado y que terminan por consumir energía importante que podrías destinar a otras cosas, como por ejemplo, la productividad en el trabajo. Entonces, lo que hicieron estos innovadores fue evitar esta fatiga diaria.

¿Crees poder imitarlos? Si ves imposible vestirte todos los días igual –aunque la ropa esté limpia, pero todas las prendas sean idénticas- intenta probar usando todos los lunes la misma ropa y así sucesivamente durante toda la semana. Con el tiempo, vas a tener mañanas más fluidas y no vas a llegar tan agotado a la oficina.

Agradecer nunca está de más

Sí, suena como la frase de una abuelita, pero existen varios estudios de psicología positiva que dicen que la gratitud mejora nuestro ánimo y el estado de nuestra salud.

Por ejemplo, un estudio realizado por la Universidad de Pensilvania, demostró que los jefes que le daban las gracias a sus colaboradores por su esfuerzo en sus tareas, influían en la motivación de estos en el trabajo. Sí, solo expresando gratitud.

Entonces, si ves que tu equipo anda con cero ganas de trabajar después de estas vacaciones dieciocheras, nada mejor que partir dándoles las gracias por su esfuerzo y disposición, y mantener esta actitud al interior del equipo.

Ahora, ¿no sabes cómo hacerlo? Para otra investigación, esta vez realizada por la Universidad de Miami, se les pidió a 411 trabajadores que voluntariamente le escribieran una nota de agradecimiento a alguien que nunca antes se lo habían expresado. Después, notaron que en el grupo los sentimientos depresivos habían disminuido y que la felicidad era generalizada. Más encima, los efectos duraron un mes con un simple esfuerzo.

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¿Quieres terminar todo hoy? Imagínalo y lo harás

Para algunos puede sonar cliché, pero existen estudios que demuestran que imaginar las metas que uno quiere lograr, es clave para lograr el éxito. ¿Cuál es la razón?

Resulta que las acciones físicas y los pensamientos, generan un efecto común en nuestro cerebro: son las instrucciones mentales. A su vez, estas imágenes impactan nuestros procesos cognitivos, mejorando la atención, el control motor, la memoria, percepción y planificación. Así, al visualizar una actividad, como terminar todos tus pendientes, tu cerebro está entrenando para lograrlo.

Una prueba realizada por la Clínica Cleveland, en EEUU, demostró su eficacia. La tarea era que dos grupos se imaginaran entrenando. El primero, que iba al gimnasio, aumentó su fuerza muscular en un 30%. El segundo, que solo hizo un entrenamiento mental de levantamiento de pesas, también tuvo un incremento de un 13,5% en su fuerza.

Esta línea de entrenamiento mental surgió en los 70s y fue usada por los deportistas soviéticos. De ahí se empezó a masificar y fue adoptada por grandes deportistas, como el boxeador Muhammad Ali y el golfista Tiger Woods. Sí, ambos ultra talentosos, es posible que igual les fuera bien, podrías decir, pero no está de más copiar la fórmula. Por último, te puede ayudar a tener una mentalidad positiva sobre tus propósitos.

No por casualidad nuestro ex tenista y medallista olímpico, Nicolás Massú, volvió mítica su frase “Nada es imposible hue…, ni una hue…”, tras ganar la Copa Davis contra Austria en 2009.

¿Cuáles son tus tips para retomar el trabajo y no sufrir en el intento?