Especialmente por estos días, parece muy difícil concentrarse. Entre Facebook, Twitter, los mensajes de Whatsapp y otras redes sociales, es fácil perder el foco. Si a eso le añadimos un espacio reducido y la tentación de comentarle lo que sea a tu compañero más cercano, la productividad se va al tacho. Cómo hacer entonces que tu oficina no pierda la chispa, pero que sí se lleven a cabo las cosas? Aquí algunos consejos.

1. Crea un espacio silencioso como una biblioteca

Las oficinas abiertas pueden ser muy buenas para la colaboración entre trabajadores, la conversación espontánea y la creatividad. Pero también pueden ser horribles si de privacidad y concentración se trata. Por lo mismo, recomiendan que si tu espacio de trabajo no tiene muchos muros de por medio, conviene designar otro recinto para crear un espacio sagrado de silencio, una especie de biblioteca. No tiene que tener gran infraestructura, puede ser una sala de conferencia vacía o una oficina desocupada. La idea es que sea un lugar donde todas aquellas personas que estén buscando un poco de paz puedan ir.

2. Horarios de silencio

Por algunos periodos de tiempo, por ejemplo desde las 9:30 hasta las 10:30 de cada día, o cada martes y jueves en la mañana, todos deben acordar hacer un trabajo individual de silencio. Darle la opción a las personas  de enfocarse por una hora es clave. Esto puede estimular horas de trabajo que se están perdiendo por distintos factores. La clave es elegir la hora en que la mayoría de los empleados se concentre más.

3. Crea señales de no molestar

Otra idea es crear  señales generalizadas de "no molestar". Cualquier signo, que para todos signifique lo mismo: "Estoy ocupado, no es momento de comentarme nada que no sea urgente". Puede ser un cartel, una bandera o cualquier señal. Incluso la de esta oficina que describe Fast Company que dice: "Estoy tratando de concentrarme y a no ser que alguien esté sangrando, realmente prefiero que no me interrumpas".

4. Agrupa las instancias de comunicación

Lograr un ambiente de trabajo productivo también pasa por los superiores. Por lo mismo, para los jefes o gerentes es una buena idea hacer una lista de todas las pequeñas tareas que deben asignarse y hacer una parada rápida por todos los escritorios, en lugar de entrar a interrumpir constantemente a sus empleados o mandar muchísimos mails separados. Estar permanentemente chequeando el inbox puede quitar mucho tiempo.

Si se deben mandar mails, otra idea es dejar todos esos mails para una hora específica. Si se empiezan a contestar y revisar cada diez minutos, perderás la concentración de lo que estabas haciendo.

 5. Ajustes pequeños pueden tener gran impacto

Dan y Chip Heath, autores del libro Switch. How to change things when change is hard ("Cambia el chip. Cómo afrontar cambios que parecen imposibles"), señalan que muchas veces culpamos a las personas por actitudes que son en realidad consecuencia de su entorno y que a veces, un pequeño ajuste al contexto basta para provocar grandes cambios.

Por ejemplo, si tu teléfono celular te saca constantemente de tu concentración, con notificaciones irrelevantes, quizás es hora de desactivarlas. Tranquilo, si es algo urgente e importante, de seguro te llamarán.

Si no logras poner atención a lo que te dicen tus colegas o empleados porque constantemente se te van los ojos a tu bandeja de mails, prueba con girar el escritorio o la pantalla, de modo que no puedas mirar a tu interlocutor y tu pantalla al mismo tiempo.

Si la gente habla muy fuerte, quizás basta con acercar un poco las sillas.
Busca qué pequeños ajustes en tu entorno podrían reducir las distracciones y ruido, antes de pensar en acciones más drásticas.

6.  Trabajar desde la casa

Para algunos jefes es difícil dejar a sus trabajadores trabajar desde la casa, porque piensan que no cumplirán con los objetivos correctamente, además, algunas personas encuentran en sus casas aún más distracciones que en su trabajo. Pero para muchas personas trabajar desde la casa puede promover la concentración y obtener niveles de productividad mayores a los que se podrían alcanzar en una oficina. Esto no tiene por qué hacerse de manera definitiva, sino que en ciertos horarios, períodos o días, en especial cuando se estén realizando tareas que no requieren de una interacción constante con los colegas. Lo importante aquí, tanto para el empleado como para el jefe, es fijar metas y objetivos a lograr en el día.

7. Usar audífonos para bloquear el ruido

Hay distintos tipos de música y también sonidos que pueden ayudarte a concentrarte mejor y aislarte un poco de lo que pasa en la oficina. Ya habíamos hablado antes de Coffitivity, una página web que te entrega el ruido de ambiente de una cafetería (que está comprobado que ayuda a concentrarse) pero también puedes buscar algo que a ti te acomode. Música clásica, ruido de delfines, variedad hay.
 
¿Qué otras ideas tienes para hacer una oficina más productiva?